DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEME

Dokumẹnten-Management-Systeme,

 

Abkürzung DMS, Wirtschaftsinformatik: Systeme zur elektronischen Verwaltung von Dokumenten, mit deren Hilfe die Archivierung und der Umlauf von Papierdokumenten beziehungsweise -akten reduziert werden soll. DMS eignen sich v. a. zur Bearbeitung papierintensiver Vorgänge (z. B. die Schadensfallerledigung bei Versicherungen). Im Idealfall wird die eingehende Post direkt, z. B. über eine Faxanbindung, am Bildschirm eines Sachbearbeiters angezeigt. Dieser recherchiert über Suchbegriffe im DMS nach der zugehörigen elektronischen Akte und lässt sich die einzelnen Dokumente der Akte am Bildschirm anzeigen. Bei der Bearbeitung des Vorgangs kann auf zusätzliche Informationen aus anderen Programmsystemen (z. B. eine Vertragsklausel) zurückgegriffen werden. Anschließend wird das Antwortschreiben mithilfe eines Textverarbeitungsprogramms formuliert, zusammen mit dem Eingangsbrief in die elektronischen Akte eingefügt und die bearbeitete Akte mithilfe des DMS archiviert. Als elektronisches Speichermedium kommen aufgrund der großen Datenmengen meist optischer Speicherplatten zum Einsatz. Oft setzt man basierend auf DMS-Anwendungen Workflow-Management-Systeme ein, um arbeitsteilige Prozesse durchgängig zu unterstützen.